Tietosuojakäytäntö
Helsingin kaupunginorkesterin verkkopalvelun tietosuojakäytäntö
Helsingin kaupunki käsittelee henkilötietoja vain, kun se on kaupungin toimintojen toteuttamiseksi välttämätöntä ja sille on lain mukainen peruste. Helsingin kaupunki noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (2016/679) ja tietosuojalakia (1050/2018). Henkilötiedot säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.
Tietoa evästeistä
Sivustomme käyttää evästeitä (cookies). Evästeet on pieniä tekstitiedostoja, jotka selain tallentaa laitteellesi, kun vierailet verkkosivustolla. Niiden avulla teemme sivuston käytöstä helpompaa ja voimme lisätä erilaisia toimintoja.
Evästeiden avulla seuraamme muun muassa palvelun kävijämääriä sekä tietoja kävijöiden käyttämistä sivuista, selaimista ja käyttöjärjestelmistä. Myös käyttäjän IP- ja verkko-osoite tallentuvat evästeiden avulla. Nämä tiedot auttavat meitä ymmärtämään, miten sivustoa käytetään, ja miten voimme kehittää sitä. Evästeiden avulla mahdollistamme myös sivuston sisällön jakamisen sosiaalisessa mediassa. Näitä toimintoja varten käytämme sivustolla kolmannen osapuolen palveluita kuten Matomo ja AddThis, jotka voivat asettaa evästeitä.
Sivustomme käyttäminen tarkoittaa sitä, että hyväksyt evästeiden käytön. Voit rajoittaa tai estää evästeet milloin tahansa selaimesi asetusten kautta. Jos kuitenkin päätät poistaa evästeet, sivusto ei välttämättä toimi kunnolla tai käyttökokemus saattaa huonontua.
Henkilötiedon kerääminen
Verkkosivustolla www.helsinginkaupunginorkesteri.fi ja HKO Screen-sovelluksessa kerätään sivuston kävijöiltä mm. seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja postiosoite ja uutiskirjeen tilaustyyppi.
Helsingin kaupunginorkesterin koesoittoon ilmoittautuneilta keräämme lisäksi syntymäajan, puhelinnumeron ja hakemuksen tiedot kuten haettu paikka, säestäjätarpeen tiedot ja tietoja hakijan koulutuksesta ja työkokemuksesta.
Saatamme myös kerätä palvelun käytön yhteydessä teknisiä tietoja, jotka voidaan liittää sinuun. Kerättävät tekniset tiedot sisältävät esim. seuraavia henkilötiedon ryhmiä:
- Lokitiedot ja aikaleimat palvelun käytöstä
- Selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot
- Verkkoanalytiikan keräämät tiedot verkkovierailusta kuten vierailun ajankohta, vieraillut sivut ja selaimen tiedot
- Laitetunnisteet, kuten päätelaitteen malli ja yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste
- Tiedot HKO Screen - sovelluksessa tehdyistä ostoista
Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
1. Markkinointi ja asiakassuhteen hoitaminen
Lähetämme uutiskirjeen tilanneille mm. tietoa tulevista tapahtumista ja tarjouksista. Uutiskirjeen tilaajien henkilötietoja hallinnoi Gruppo Software Oy. Kausiesitteen tilaajat saavat kausiesitteen kotiinsa kerran vuodessa ja mahdollista muuta tiedottavaa materiaalia. Kausiesitteen tilanneiden henkilötietoja hallinnoi DM-Database Oy. Henkilötiedon käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen. Voit milloin tahansa peruuttaa markkinointiluvan poistumalla postituslistalta uutiskirjeessä olevasta linkistä, tai poistaa HKO Sreen sovelluksen tilisi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen helsinki.philharmonic@hel.fi tai soittamalla numeroon 09 310 22700.
2. Palvelun kehittäminen ja tietoturva
Käsittelemme henkilötietoja myös palvelun tietoturvan takaamiseksi, sekä palvelun laadun ja uusien ominaisuuksien kehittämiseksi. Teknisen henkilötiedon käsittely perustuu oikeutettuun etuun, jotta voimme taata palvelun tietoturvan riittävän tason, ja jotta meillä on riittävät tiedot palvelun kehittämistä varten.
3. Koesoittoilmoittautumiset
Helsingin kaupunginorkesterin avoimien työpaikkojen koesoittoon ilmoittaudutaan Muvac-hakujärjestelmän kautta. Muvac –järjestelmän käyttäminen edellyttää sähköpostiosoitteen luovuttamista järjestelmän käyttöön. Muvacin käyttöehdot selviävät tarkemmin tämän linkin kautta.
Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14
Kaupunginorkesterin lipunmyynnin asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta, joka on delegoinut rekisterinpitäjän tehtävät 27.3.2018, § 71, kulttuurijohtajalle.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Helsingin kaupunginorkesterin lipunmyynnin järjestäminen: kausikorttien ja yksittäisten konserttilippujen eli kertalippujen myyminen ja lipunmyyntiin liittyvien palveluviestien lähettäminen.
Henkilötietoja käsitellään myös Helsingin kaupunginorkesterin asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja orkesterin palvelujen markkinoimiseksi markkinointiluvan antaneille.
Käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään lipunmyynnin edellyttämässä laajuudessa Helsingin Musiikkitalo Oy:n hallinnoimassa Tixly Sweden AB:n lipunmyyntijärjestelmässä. Helsingin kaupunginorkesteri käsittelee henkilötietoja orkesterin yleisöpalveluiden sekä markkinointiviestinnän ja asiakaspalvelun järjestämiseksi ja kehittämiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
6 artikla 1 b kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena. Lippu on sopimus tapahtumajärjestäjän (Helsingin kaupunginorkesteri) ja yleisöasiakkaan välillä.
Keskeinen lainsäädäntö
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
Mitä henkilötietojasi käsittelemme?
Käsittelemme rekisteröidyn yksityishenkilön yksilöinti- ja yhteystietoja ja syntymäaikaa sekä yritys- ja yhteisöasiakkaan yksilöinti- ja yhteystietoja sekä maksutapatietoja.
Miten keräämme henkilötietoja?
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään eli lippuja ostavilta asiakkailta: yksityisiltä henkilöiltä, yrityksiltä ja yhteisöiltä.
Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Ei säännönmukaisia henkilötietojen luovutuksia.
Henkilötietojen käsittelijät
Kukin Musiikkitalon päätoimijoista (Helsingin kaupunginorkesteri, Radion sinfoniaorkesteri ja Taideyliopiston Sibelius-Akatemia) on oman lipunmyynnin asiakasrekisterinsä rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen osalta, joiden käsittelyn tarkoitukset ja keinot se määrittelee Euroopan unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti.
Helsingin kaupunginorkesterin lipunmyynnin asiakasrekisterin tietoja käsittelee orkesteri itse sekä lipunmyynnin edellyttämässä laajuudessa Helsingin Musiikkitalo Oy. Rekisterin tietojen alikäsittelijät ovat teknisestä lipunmyyntijärjestelmästä ja verkkokauppatoteutuksesta vastaava Tixly Sweden AB sekä Compass Group (Musiikkitalon ravintola), Musiikkitalon turvallisuuspalveluista vastaava Avarn Oy sekä Musiikkitalon puhelinpalvelun järjestelmätoimittaja Cuuma Communications Oy.
Siirretäänkö henkilötietojasi EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?
Henkilötietojen käsittelijänä Musiikkitalo voi siirtää henkilötietoja vain sellaisille EU/ETA-alueen ulkopuolisille alueille, jotka komissio on tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaisesti todennut takaavan riittävän tietosuojan tason. Käsittelijänä Musiikkitalo vastaa siitä, että siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen 5 luvun mukaisia suojakeinoja noudattaen.
Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?
Henkilötiedot säilytetään asiakkuuden ajan, kuitenkin niin, että epäaktiivinen asiakkuus poistetaan järjestelmästä kolmen (3) vuoden kuluttua viimeisimmästä ostotapahtumasta.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Oikeutesi liittyen henkilötietojesi käsittelyyn
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät osoitteesta:
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihin, artikla 15)
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Kaupunki toimittaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja ja monimutkainen. Jos määräaikaa jatketaan, kaupunki ilmoittaa tietojen pyytäjälle asiasta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä syyt viivästymiselle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
Sinulla oikeus vaatia, että kaupunki oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi puutteelliset tiedot on oikeus saada täydennetyiksi. Tietojen mahdollinen puutteellisuus ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jos kaupunki ei hyväksy henkilön vaatimusta tiedon oikaisemisesta, se antaa asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Samassa yhteydessä kerrotaan mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)
Joissakin poikkeustapauksissa, esimerkiksi jos tietojen käsittely on perustunut henkilön suostumukseen ja henkilö peruuttaa suostumuksensa, on henkilöllä oikeus saada tietonsa poistetuiksi eli tulla unohdetuksi. Jos kaupunki ei hyväksy henkilön vaatimusta tiedon poistamisesta, antaa se asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Samassa yhteydessä kerrotaan mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos käsittely perustuu kaupungin lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, liittyy yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi, jos henkilö kiistää tietojensa paikkansapitävyyden, jolloin niiden käsittelyä rajataan siksi ajaksi, kun kaupunki tarkistaa niiden paikkansapitävyyden.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
Henkilöllä on oikeus siirtää henkilötietonsa yhdeltä rekisterinpitäjältä toiselle, jos hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle omia henkilötietojaan ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Tämä oikeus ei koske sellaista käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Vastustamisoikeus (artikla 21)
Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka kaupunki voi osoittaa. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 56 66700
Miten voit ottaa yhteyttä tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä?
Toimialan lakimies Marko Luukkanen, marko.luukkanen@hel.fi
Vastuuhenkilö
Viestintä- ja yhteyspäällikkö Marja Istala-Kumpunen (Ork)
Yhteystiedot
Helsingin kaupunki, Kirjaamo PL 10 (Pohjoisesplanadi 11-13), 00099 Helsingin kaupunki
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Helsingin kaupungin tietosuojavastaava
tietosuoja@hel.fi
09 310 1691 (puhelinvaihde)
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 2.4.2024